20 december 2016

Hoe schrijf je een mail die collega’s wél lezen – en waar ze ook nog wat mee doen

‘Mensen zijn zo dom,’ zucht mijn collega ‘ze lézen gewoon niet.’ Vijf vragen had ze al gekregen over haar mail van gisteren. Het zegt meer over haar bericht, dan over het IQ van onze collega’s. Maar dat komt niet in haar op. Voor háár is de inhoud volstrekt duidelijk.

Dat is ook niet gek: ze is al maanden met het project bezig. Ze is verblind door voorkennis. En verder heeft ze gelijk: mensen lezen niet, ze scannen.

Hoe schrijf je een mail die collega’s wél goed lezen?

1. Een betere tekst begint bij de ander

Vergeet jezelf. Jij bent er voor de lezer, niet andersom. Schrijf je tekst als de gids van een bergwandeling. Je schreeuwt niet vanaf boven naar beneden, maar je start samen in het dal. Oftewel: daal af naar het kennisniveau van je lezer.

2. Hou het relevant

Het lijkt zo vanzelfsprekend: een relevante boodschap. Maar veel teksten zijn als de monologen van mijn oma.

‘Weet je nog de tandarts van hiernaast? Je weet wel, met die zoon, die toen verhuisd is naar de Dorpstraat. Met dat meidje, dat nog in de winkel gewerkt heeft. Nee? Ach wel, die weet je toch nog wel? Nou ja. Die is dus dood.’

Veel woorden. Weinig waarde. En nog verwarrend ook. Want wie is er nou dood? De tandarts, zijn zoon of zijn schoondochter?

Het is soms hard. Dat je collega’s niet geïnteresseerd zijn in de details van jouw project. Of dat niemand wil lezen hoe de planning van het nieuwe rooster tot stand is gekomen. Maar deal ermee. Het gaat om je lezers, weet je nog?

3. Beantwoord de juiste vragen

Goed schrijven is luisteren. Luisteren naar de vragen van je lezer. Een beetje inlevingsvermogen is voldoende. Is er een storing? Vertel wanneer die weer is opgelost. Krijgt je organisatie een nieuwe cao? Vertel wat er verandert aan het salaris en de vakantiedagen. Simpel en concreet.

4. Trek de aandacht

Gaat je bericht over iets saais? Geef er een draai aan.  Als je het woord taart in de onderwerpregel van je e-mail zet, is dat voor mensen reden om hem à la minute te openen. Want wie wil er nou een traktatie missen? Natuurlijk ben je niet flauw en verloot je een taart onder de reacties.

5. Vraag een simpele actie

Je wil iets van je lezer. Dat hij zijn NAW-gegevens update. Dat hij zich aanmeldt voor de bedrijfsvoetbaldag. Of dat hij niet de receptie belt, maar rustig wacht tot de storing is opgelost. Verstop de actie niet in je bericht. Zet hem aan het begin of aan het einde van je tekst.

SCHREEUWEN hoeft niet, maar zorg wel dat wat je wilt zeggen opvalt door een witregel ervoor en erna.

En maak de actie zo simpel mogelijk. Als het lezen van je instructie al langer duurt dan een rondje koffie halen, vergeet het dan maar. Faciliteer, voeg een link toe. Of draai de actie om: zonder tegenbericht ben je aangemeld voor het bedrijfsvoetbalteam. Als spits. 

Dus wat doe je de volgende keer met zo’n mail?

– Verzin een opvallende onderwerpregel.
– Hou het kort.
– Beantwoord de concrete vragen die bij je lezer opkomen.

8 Comments

Cancel Reply

  1. Dit zijn weer even heldere tips om je wakker ta maken! Ik kan er wat mee; ook met mijn blog.

Next Post